Gedanken aus der Praxis
LinkedIn · Zuletzt aktualisiert Mai 2026
Hier teile ich Beobachtungen aus meiner täglichen Beratungsarbeit: über Systemlandschaften, die gewachsen sind statt geplant zu werden, über die versteckten Kosten technischer Unentschlossenheit – und darüber, wo KI wirklich hilft und wo eine Excel-Vorlage es auch tut.
Wenn kleinere Unternehmen mir erzählen, dass sie „irgendwas digitalisieren wollen", landen wir meistens schnell bei denselben Themen: Angebote in Word, Excel-Listen, die niemand außer einer Person versteht, Bestellungen per E-Mail. Die meisten Digitalisierungsversuche scheitern nicht an der Technik – sie scheitern daran, dass sie das falsche Problem lösen.
Bei vielen Mittelständlern gibt es eine Datei, die alle kennen, aber niemand offiziell verantwortet. Meistens ist es eine Word-Vorlage oder eine Excel-Mappe. Sie regelt, was eigentlich ein System regeln sollte: Angebote, Preise, Provisionen, Reklamationen. Was als pragmatische Hilfe begann, ist über Jahre zum eigentlichen Geschäftssystem geworden.
Ein Geschäftsführer erzählt: „Unsere Angebote werden mit einer Word-Datei geschrieben. Eigentlich wollten wir das ablösen – aber niemand traut sich, sie anzufassen." Diese Datei ist nicht das Problem. Sie ist der Beweis dafür, wie viel Geschäftslogik dort feststeckt, wo sie eigentlich nicht hingehört.
2003 hätte ich Enterprise Architect empfohlen. Visio. Vielleicht ArchiMate. Heute bringe ich Post-its mit. Tools dokumentieren das, was das Tool sehen kann. Menschen dokumentieren das, was wirklich passiert. Und der Unterschied zwischen beiden ist die ganze Geschichte einer Firma.
„Wir haben 7 Systeme im Einsatz. Aber ich könnte Ihnen nicht sagen, welche." Das hat mir ein Geschäftsführer gesagt. Ehrlich. Fast schon amüsiert. Das ERP 2012. Das CRM 2017. Dazu das Ticketsystem, der Webshop, das DMS – und irgendwo eine Excel, die niemand mehr anfassen darf. Jedes System war einmal eine gute Entscheidung.
Die teuerste Entscheidung in der IT ist nicht die falsche. Es ist die, die niemand trifft. Ein ERP, das nicht mit dem Webshop spricht. Ein CRM, das nur halb gepflegt wird. Eine Fachanwendung, die seit zehn Jahren „irgendwann abgelöst" werden soll. Das sind keine Tool-Fragen. Das sind Architekturfragen.
1992 habe ich meine erste Zeile COBOL geschrieben. 2026 baue ich meine erste KI-Integration in .NET. 34 Jahre liegen dazwischen. Die Fassade wechselt. Der Engpass bleibt: Integration. Ein LLM macht keine fragmentierte Systemlandschaft ganz. Es macht sie nur schneller sichtbar.
KI spart Zeit – wenn man weiß, wo. Die meisten KMUs wissen es nicht. Drei Stellen, die sich wirklich rechnen: Angebote & Auftragsbestätigungen, technische Dokumentation & Wissenssuche, Eingangsrechnungen & Freigabeprozesse. Das sind keine Zukunftsvisionen – das sind Lösungen, die heute mit bestehenden Tools umsetzbar sind.
„Wir können das System nicht anfassen – es könnte zusammenbrechen." Das höre ich öfter als mir lieb ist. Das System läuft. Irgendwie. Niemand kennt mehr alle Abhängigkeiten. Der letzte, der es wirklich verstanden hat, ist seit Jahren weg. Die gefährlichsten Systeme sind nicht die ältesten – es sind die, bei denen jede Änderung Bauchschmerzen verursacht.
Mehr Impulse
Neue Beiträge erscheinen regelmäßig auf LinkedIn. Folgen Sie mir dort, um keinen Impuls zu verpassen.